I alla församlingar gissar jag att ni har en doppastoral som ni beslutat om i kyrkorådet. Ett dokument där ni har funderat ut och tänkt strategiskt om hur ni ska möta och söka upp människor för att berätta om dopet för både unga och gamla.

Ett hjälpmedel som vi har i Svenska kyrkan är KBok. Registret där alla våra medlemmar finns med. Och där finns också de nyfödda och odöpta med – så länge någon av vårdnadshavarna är medlemmar. Men det blir nya regler från den 2 juni i år.

De nyfödda och odöpta får bara finnas med i registret i fyra månader – sedan tas de bort. Detta står att läsa på Svenska kyrkans intranät.

Svenska kyrkans intranät: Information om förändringar i Kbok 2 juni>>
Den 2 juni lanseras en ny version av Kbok. Under maj kommer du kunna läsa på Kboks hemsida om innehåll i den nya versionen. En förändring som vi särskilt vill informera gäller hanteringen av personuppgifter om barn som inte är medlemmar, men som har vårdnadshavare som tillhör kyrkan.

Tills dess att barnet blir fyra månader kommer personuppgifterna som hittills att finnas i Kbok. Därefter kan uppgifter för utskick hämtas med hjälp av ett rapportuttag i Kbok. Uppgifterna hämtas från folkbokföringen.

Förändringen sker med anledning av Datainspektionens beslut 23 januari 2014. Efter en anmälan inledde Datainspektionen under hösten 2013 ett tillsynsärende hos kyrkostyrelsen enligt personuppgiftslagen (PuL). Ärendet gällde kyrkans hantering av personuppgifter i kyrkobokföringen för barn som inte är medlemmar, men vars vårdnadshavare är det.

Hur påverkas församlingarna av förändringen?
I den version av Kbok som lanseras den 2 juni kommer inte uppgifter om barn som är äldre än fyra månader, och som inte är medlemmar, att finnas i registret. För barn som är yngre än så kommer samma uppgifter att finnas som idag.

Det  innebär att man i församlingen, på samma sätt som hittills, kan skicka ut dopinbjudan med hjälp av uppgifter i Kbok fram till dess att barnet är fyra månader. Om dopinbjudan inte skickats ut innan barnet är fyra månader kan församlingen skicka inbjudan med hjälp av rapportuttag med uppgifter från folkbokföringen.

Inbjudan till församlingens verksamhet
Församlingarna har ett berättigat intresse av att kunna inbjuda barn som inte tillhör kyrkan till den verksamhet som sker i församlingen, till exempel  inbjuda till konfirmation, körer, miniorer, öppet hus eller liknande.

För att göra det möjligt för församlingarna att vid varje sådant tillfälle få fram de relevanta uppgifter som behövs har det tagits fram en ny funktion i Kbok, "adressuttag för barn och ungdom". Via denna funktion får användaren en rapport med uppgifter från folkbokföringen.

Anställd som har tilldelats behörighet som handläggare i Kbok kan där göra sökning för barn i en viss åldersgrupp. En förutsättning för att uppgifter ska kunna hämtas är att barnet har minst en vårdnadshavare som tillhör Svenska kyrkan. Sökningen resulterar i ett adressuttag som kan skickas till barnet via vårdnadshavaren. De på detta sätt framtagna uppgifterna ska inte bevaras längre än vad som behövs för ändamålet (utskicket) och i inget fall längre än tre månader, enligt Datainspektionens rekommendation.

Familjebilden i Kbok och KyrkSpar
Dop, konfirmation, vigsel och begravning ska enligt kyrkoordningen föregås av samtal mellan den präst som ska leda den kyrkliga handlingen och dem som närmast berörs. Som förberedelse vid dessa tillfällen finns behov att ta del av uppgift av vilka som närmast berörs av den kyrkliga handlingen. Behovet av familjebild kan även finnas vid andra hembesök. Därför har församlingarna, i Kbok, tillgång till en så kallad familjebild för den som tillhör kyrkan och/eller finns antecknad i avvaktan på dop.

Familjebilden kommer med anledningen av förändringarna som nämns ovan inte vara komplett i Kbok. Därför kommer det i samband med lanseringen den 2 juni en ny version av KyrkSpar. För en framsökt person kommer det att finnas en detaljerad familjebild. Familjebilden visar en persons samtliga relationspersoner oavsett tillhörighet, vilket är en förbättring jämfört med familjebilden i Kbok. Uppgifter hämtas både från medlemsregistret och folkbokföringen. KyrkSpar lagrar inga uppgifter utan visar bara uppgifter från medlemsregistret och folkbokföringen, det innebär att det är en onlinehämtning. Mer information om KyrkSpar finns här.

Information och kontakt
För bakgrund, information och juridiska, tekniska och ekonomiska aspekter se vår FAQ.
Har du frågor? Kontakta Kanslistöd: tel 018 – 16 97 00, knappval 2 eller e-post: kanslistod@svenskakyrkan.se

Ur POSKs vision och program:

För en öppen folkkyrka är det angeläget att skapa relationer med så
stora delar av befolkningen som möjligt. Detta sker genom de kyrkliga
handlingarna vid avgörande tidpunkter i människors liv – dop,
konfirmation, vigsel, begravning – och genom själavård, diakonal/social
verksamhet, undervisning, kulturaktiviteter samt delaktighet och
ansvarstagande i samhället. Centrum i kyrkans liv är gudstjänsten –  utan gudstjänst ingen kyrka.

Foto: IKON