Om POSKs servicebyrå
Servicebyrån startades upp för lokala föreningar i hela landet inför 2020. Innan dess hade POSK i Göteborgs stift genomfört en provperiod under 2019 med samma upplägg. Från och med 2021 erbjuder vi, utöver alla lokala föreningar, också stiftsföreningarna att ansluta sig.
Det är informatör Victor Ramström som administrerar tjänsten och för närvarande är 68 föreningar anslutna.
Anmäl ert intresse inför 2024!
Nu har din förening möjlighet att anmäla att ni vill ta del av servicebyråns tjänster under 2024. För att kunna förbereda och skriva avtal i tid behöver vi er anmälan senast den 1 december 2023. Då hinner ni också avsluta ert eventuellt befintliga bankkonto och flytta över pengarna för att slippa bankens årsavgift för 2024.
Att komma igång:
Ni fattar beslut i er styrelse om att ni vill använda servicebyrån för er ekonomiska förvaltning. Då utser ni också en person som företräder gruppen i kontakten med servicebyrån. Detta är ofta kassören. Denna person är den som kan begära att utbetalningar görs och den som kommer att få de rapporter som skickas några gånger under året.
Er anmälan eller eventuella frågor skickar du till: servicebyra@posk.se
Därefter kommer ni att bli kontaktade, få mer information och ett avtal skickat till er som ska skrivas under av er firmatecknare och sändas åter till POSK innan vi kan komma igång och hjälpa er på riktigt.
Hur det fungerar:
- Gruppens pengar utöver en eventuell kontantkassa placeras på ett klientmedelskonto, avskilt från POSKs riksförenings egen ekonomi. Därför behöver ni som enskild förening inte ha några egna bankkonton.
- Inbetalningar kan ske via bankgiro eller Swish. Det är ett gemensamt bankgironummer och ett Swishnummer för samtliga föreningar. Det är därför viktigt att inbetalningarna märks ordentligt med vilken förening den tillhör.
- Utbetalningar för utlägg och betalningar av fakturor görs av POSK på begäran av den eller de som genom styrelsebeslut har fått fullmakt att företräda föreningen. Till varje sådan begäran ska bifogas attesterad faktura, reseräkning eller kvitto i digital form som styrker utlägget.
- Eventuell kontantkassa förvaltas av gruppen själv. Kassabok förs i ett kalkylblad som följer en mall som riksföreningen tillhandahåller. Detta e-postas till servicebyrån första veckan efter varje månad under vilken det har förekommit några transaktioner. Inbetalningar från kontantkassan till bankkontot sker via bankgirot. Utbetalningar till kontantkassan sker till gruppföreträdares bankkonto, som själv får ta ut kontanter i uttagsautomat eller på annat sätt. Sådan utbetalning ska rekvireras skriftligt.
- Gruppen förvarar själv alla originalverifikationer och ansvarar för att detta sammanställs för att kunna granskas av föreningens revisorer efter räkenskapsåret.
- Senast den 31 januari levererar riksföreningen preliminär huvudbok, verifikationslista, balans- och resultatrapport för gruppens föregående räkenskapsår. Om föreningen önskar göra några justeringar sker en definitiv avstämning senast den 28 februari.
- I POSKs medlemssystem markeras löpande vilka medlemmar som under kalenderåret betalat in medlemsavgiften till servicebyråns konto. Tre gånger om året skickas också en rapport ut till föreningarna för att de ska kunna följa och göra avstämningar kring sin ekonomi löpande under året.
Frågor och svar
- Har varje grupp ett eget konto i banken?
Nej, alla gruppernas tillgångar förvaras på ett gemensamt konto hos Swedbank. Hur stor andel som tillhör var och en framgår av den interna bokföring som riksföreningen sköter. Föreningarna bokförs i en gemensam verifikationslista men är tydligt uppdelade på projekt och resultatenheter för att inte blandas samman. - Får grupperna någon ränta på sina pengar?
Nej, den ränta som banken betalar ut tillfaller riksföreningen och går till de omkostnader som det innebär att erbjuda servicebyråns tjänster kostnadsfritt. Gruppen slipper också avgiften för att ha ett eget konto. - Hur kan riksföreningen veta vad de enskilda inbetalningarna avser?
Alla inbetalningar behöver ha ett bifogat meddelande som tydligt anger om det är en medlemsavgift, fikaavgift, gåva eller något annat, vilken grupp det avser och vem inbetalningen gäller för.För att enkelt kunna hitta vem inbetalningen avser är det viktigt att uppgifterna i POSKs medlemssystem är uppdaterade och korrekta. Detta gör att i stort sett alla inbetalningar på ett enkelt sätt kan bokföras korrekt från början under rätt förening.Om det efter utredning och hjälp av gruppernas företrädare inte ens går att fastställa vilken grupp inbetalningen ska till så tillfaller den riksföreningen. Hittills har det inte varit svårt att avgöra vilken förening som samtliga inbetalningar avsett. - Räcker det att skicka in underlag elektroniskt för att utbetalning ska ske?
Utbetalningar sker mot elektroniska kvitton och skannade pappersoriginal. Alla originalhandlingar (fakturor, kvitton, biljetter med mera) ska förvaras av gruppen som ansvarar för att dess revisorer granskar dem. - Vilka uppgifter registreras om medlemmarna?
Namn, postadress, e-postadress, telefonnummer, år för medlemskap samt senaste tre betalningsdatum. - Följer upplägget GDPR?
Ja, självfallet. Läs mer om GDPR här. - Behöver gruppen utse kassör och revisorer?
Ja absolut. Föreningens verksamhet fungerar som vanligt förutom att POSK har anlitats till att förvalta er ekonomi och bokföra de transaktioner som sker under året. Kassören är därför oftast den som har kontakt med servicebyrån och förvarar verifikationerna. Revisorerna granskar i vanlig ordning föreningens verksamhet och ekonomi. - Går det att få ett kontoutdrag som styrker föreningens balans?
Nej. Eftersom det är ett gemensamt konto för samtliga föreningar så finns det inget sätt att visa enbart en förenings ekonomi. Föreningen har en fordran på riksföreningen enligt den aktuella balansräkningen. POSKs revisorer går årligen igenom och kontrollerar så att summan av de anslutna föreningarnas balansrapporter stämmer överens med den summa som finns på det konto där föreningarnas pengar förvaras. - Kan gruppens företrädare själv komma åt och göra transaktioner?
Nej, eftersom det är ett gemensamt konto för samtliga anslutna föreningar är det bara riksföreningen som kommer åt bank och bokföringen. Gruppens företrädare håller koll på ekonomin via de rapporter som kommer och kan om föreningen så vill ge den personen behörighet till POSKs medlemssystem för att där kunna följa vilka medlemmar som har betalat in medlemsavgiften.