Medlemsregister

Här kan du läsa mer om vårt nya medlemsregister och vad det innebär.

POSKs styrelse har beslutat att använda arcMember som ett nytt medlemsregister. Detta hoppas vi ska bli till glädje och nytta i hela organisationen och underlätta administrationen. Samtidigt kommer detta också innebära en ökad säkerhet för respektive medlem i förhållande till GDPR.

En del av funktionerna:

  • Koppling till intranätet genom inloggning och uppdatering av enskilda uppgifter.
  • Utskick via mail till gruppen eller till olika roller/uppdrag.
  • Kunna till dela medlemmar roller utefter deras uppdrag.
  • Möjlighet att skriva ut adressetiketter till brev.

Vi kommer att presentera detta system närmare i ett senare skede.

Medlemsansvarig

Vi vill att varje stiftsförening och lokal grupp utser en eller två som har uppgiften att vara medlemsansvarig. Dessa kommer att få behörighet att logga in i registret för att kunna se och redigera uppgifter. De kommer också att kunna göra utskick via mail till de medlemmar som är registrerade. De som utses från stiftsföreningen kommer att kunna se och redigera alla uppgifter från de lokala grupperna under respektive stift, medan de från en lokal grupp bara kommer att kunna se och redigera sin egen grupp.

Uppgifter

Sedan ett antal år tillbaka har vi försökt uppdatera och få in uppgifter till ett medlemsregister. Dessa uppgifter är de som kommer att utgöra grunden i registret. För de grupper som är anslutna till POSKs servicebyrå samlar vi dessutom in personnummer och postadress. Det kommer att vara möjligt att registrera dessa uppgifter för alla grupper. Vi rekommenderar er att inte registrera personnumret om ni inte har ett relevant ändamål för det.

Vi hoppas att vi nu på ett snabbt och smidigt sätt ska kunna få in de uppgifter som återstår. För detta finns en mall där det går att fylla i uppgifterna för respektive grupp. De underlag som stiftsföreningarna tidigare fått ta del av går fortfarande att använda. Har ni redan rapporterat in uppgifter behöver ni inte göra det igen. Ska du rapportera in uppgifter i excel så är det möjligt att ställa in ett lösenord på filen. Skicka sedan själva filen och lösenordet i separata mail.

Har ni redan medlemslistor på annat sätt idag som innehåller kontaktuppgifter får ni gärna skicka dem.

Alla uppgifter skickas till info@posk.se senast den 17 maj 2020.

Det kommer gå att registrera uppgifter i systemet även efter det men kommer då att behöva ske manuellt och ta betydligt mycket mer tid.

GDPR

I augusti togs en information fram om vad som är bra att tänka på kring GDPR inom POSK. Den kan svara på en hel del när det gäller GDPR och hur vi får hantera personuppgifter i vårt medlemsregister. Det finns en laglig grund för det vi registrerar och vi ska aldrig spara uppgifter längre än nödvändigt. Eftersom POSK är en nomineringsgrupp betraktas lokala medlemmar, kandidater och förtroendevalda också som medlemmar i hela POSK.

Har du frågor kring detta? info@posk.se

Dokument

Nytt medlemsregister
GDPR info
Mall medlemsregister