POSKs servicebyrå

Under namnet POSKs servicebyrå erbjuder POSK sina lokala föreningar och stiftsföreningar kostnadsfritt administrativt stöd och ekonomisk förvaltning.

Om POSKs servicebyrå

Servicebyrån startades upp för lokala föreningar i hela landet inför 2020. Innan dess hade POSK i Göteborgs stift genomfört en provperiod under 2019 med samma upplägg. Inför 2021 kan vi utöver alla lokala föreningar nu också erbjuda stiftsföreningarna att ansluta sig.
Det är informatör Victor Ramström som administrerar tjänsten och för närvarande är 20 föreningar anslutna.

Anmäl ert intresse inför 2021!

Nu har din förening möjlighet att anmäla att ni vill ta del av servicebyråns tjänster under 2021.
För att kunna förbereda och skriva avtal i tid behöver vi er anmälan senast den 7 december.
Då hinner ni också avsluta ert eventuellt befintliga bankkonto och flytta över pengarna för att slippa bankens årsavgift för 2021.

Nya föreningar och grupper som ansluter sig till POSK i början av 2021 kommer också att kunna få hjälp av servicebyrån.

Att komma igång:

Ni fattar beslut om att ni vill använda servicebyrån för er ekonomiska förvaltning i er styrelse. Då utser ni också en person som företräder gruppen i kontakten med servicebyrån. Detta är ofta kassören. Denna person är den som kan begära att utbetalningar görs och den som kommer att få de rapporter som skickas några gånger under året.

Er anmälan eller eventuella frågor skickar du till: servicebyra@posk.se

Därefter kommer ni att bli kontaktade få mer information och ett avtal skickat till er som ska skrivas under av er firmatecknare och sändas åter till POSK innan vi kan komma igång och hjälpa er på riktigt.

Så här fungerar det:

  1. Gruppens likvida medel utöver kontantkassa placeras på ett klientmedelskonto, avskilt från riksföreningens egen ekonomi. Därför behöver ni som enskild förening inte ha några egna bankkonton. 
  2. Insättningar kan ske via bankgironummer 379-6265 eller Swish. Varje ansluten grupp har ett eget Swishnummer. Bankgiroinbetalningar tillfaller oavkortat gruppen, för betalningar via Swish sker avdrag med samma avgift som banken tar ut, för närvarande 2,00 kronor per transaktion. 
  3. Utbetalningar görs av riksföreningen på begäran av den eller de som genom styrelsebeslut har befullmäktigats att företräda gruppen. Till varje sådan begäran ska bifogas attesterad faktura, reseräkning eller kvitto i digital form som styrker utlägget.
  4. Eventuell kontantkassa förvaltas av gruppen själv. Kassabok förs i ett kalkylblad som följer en mall som riksföreningen tillhandahåller. Detta e-postas till riksföreningen första veckan efter varje månad under vilken det har förekommit några transaktioner. Inbetalningar från kontantkassan till bankkontot sker via bankgirot. Utbetalningar till kontantkassan sker till gruppföreträdares bankkonto, som själv får ta ut kontanter i uttagsautomat eller på annat sätt. Sådan utbetalning ska rekvireras skriftligt. 
  5. Gruppen förvarar själv alla originalverifikationer.
  6. Senast den 31 januari levererar riksföreningen preliminär grundbok, huvudbok, balans- och resultatrapport för gruppen. Senast den 28 februari sker en definitiv avstämning.
  7. I POSKs medlemssystem markeras löpande vilka medlemmar som under kalenderåret betalat in medlemsavgiften till servicebyråns konto.

Frågor och svar

  1. Har varje grupp ett eget konto i banken?
    Nej, alla gruppernas tillgångar förvaras på ett gemensamt konto hos Swedbank. Hur stor andel som tillhör var och en framgår av den interna bokföring som riksföreningen sköter. 
  2. Får grupperna någon ränta på sina pengar?
    Nej, i den mån banken betalar ut någon ränta tillfaller den riksföreningen. Å andra sidan slipper grupperna avgiften för att ha ett eget konto. 
  3. Hur kan riksföreningen veta vad de enskilda inbetalningarna avser?
    Alla inbetalningar behöver ha ett bifogat meddelande som tydligt anger om det är en medlemsavgift, fikaavgift, gåva eller något annat och vilken grupp det avser. Anonyma insättningar utan medföljande information bokförs som gåvor, och de lokala grupperna får själva reda ut om detta behöver ändras. Om det inte ens framgår vilken grupp inbetalningen avser och detta inte kan utredas tillfaller den riksföreningen. 
  4. Räcker det att skicka in underlag elektroniskt för att utbetalning ska ske? 

    Utbetalningar sker mot elektroniska kvitton och skannade pappersoriginal. Alla originalhandlingar (fakturor, kvitton, biljetter med mera) ska förvaras av gruppen som ansvarar för att dess revisorer granskar dem. 
  5. Vilka uppgifter registreras om medlemmarna?
    Namn, personnummer, postadress, e-postadress, telefonnummer, år för medlemskap samt senaste tre betalningsdatum.
  6. Följer upplägget GDPR?
    Ja, självfallet. Läs mer om GDPR här.

Dokument

Information om POSKs servicebyrå
Avtal gällande POSKs servicebyrå